Uffici e spazi di lavoro
Profumazione per uffici e spazi di lavoro
Progettiamo l’aria degli ambienti in cui si passa la giornata: reception, open space, sale riunioni, aree comuni.
In un albergo o in un negozio le persone attraversano. In un ufficio restano. È l’unica differenza che conta davvero, e cambia ogni decisione del progetto: quale direzione olfattiva, con quale intensità, e in quali stanze conviene non metterne affatto. Lavoriamo sull’olfatto degli spazi professionali dal 1994.
Otto ore, non dieci secondi
È il dato da cui parte tutto il resto. Chi entra in una hall ci passa un minuto; chi lavora in un open space respira quell’aria dal mattino alla sera, cinque giorni su sette. Un’intensità che in un negozio sarebbe discreta, in un ufficio diventa troppa.
Decide chi resta
L’intensità non si taglia sul visitatore che passa, ma su chi in quella stanza ci lavora. È quasi sempre più bassa di quella che ci si immagina.
Nessuno può uscire
In un negozio chi non gradisce esce. In un ufficio no: la scelta riguarda tutte le persone che condividono quell’aria, e va fatta sapendolo.
L’abitudine conta
Dopo qualche giorno una fragranza si percepisce meno di quanto facesse il primo giorno. Chi progetta lo mette in conto, invece di rincorrere l’intensità.
La giornata di un ufficio
Un ufficio non è un ambiente solo: è una sequenza di momenti che chiedono cose diverse alla stessa aria. Seguirla è il modo più semplice per capire dove serve un progetto e dove non serve.
Prima dell’orario
L’edificio fermo
Di notte l’aria non si muove e l’impianto è spento o al minimo. Il primo ricambio del mattino è il momento in cui la diffusione conta di più, perché lavora su un’aria ferma.
L’arrivo
Reception e ingresso
L’unico momento in cui un ufficio si comporta come uno spazio di accoglienza. Qui la presenza olfattiva può essere più definita: chi entra ci passa pochi minuti.
La mattina
Open space
La parte più piena della giornata, molte persone nello stesso volume. Intensità bassa e costante, senza picchi: l’opposto di quello che si fa in una vetrina.
Nel pomeriggio
Sale riunioni
Porte chiuse, poche persone, permanenze lunghe. Volume piccolo e ricambio limitato: qui un eccesso si sente prima che altrove.
La sera
Chi resta
Luci basse, impianto ridotto, pochi presenti. L’aria cambia comportamento, e vale la pena decidere se la programmazione debba seguire l’orario reale o fermarsi prima.
Le aree su cui si lavora
Cinque ambienti, cinque impostazioni diverse. In quasi tutti i progetti almeno uno di questi resta volutamente fuori.
Ingresso e reception
Il solo ambiente pensato per chi non lavora lì. È lo spazio in cui un’azienda decide che impressione dare, e di solito quello su cui si imposta la direzione olfattiva di tutto il resto.
Postazioni e open space
Molte persone, gusti diversi, nessuna porta. Si lavora su intensità basse e diffusione uniforme, evitando che qualcuno si trovi seduto accanto a un punto di diffusione.
Sale riunioni
Volumi piccoli, porte chiuse, permanenze lunghe. Spesso si sceglie un’impostazione più leggera rispetto alla reception, oppure si lasciano fuori del tutto.
Aree comuni e pausa
Cucina, area caffè, distributori. Qui comanda il cibo: la fragranza non deve entrarci in conflitto, e in molti progetti questi spazi restano neutri.
Spazi di accoglienza e sale d’attesa
Dove si ricevono clienti, candidati o fornitori. Sono ambienti di passaggio, ma con permanenze di qualche decina di minuti: chiedono un’impostazione a metà fra la reception e le sale riunioni.
Un ufficio profumato bene non si nota. Si nota quello profumato male, e si nota il giorno in cui smette.
Il criterio con cui progettiamo
Una sola identità, più stanze
Dare un’identità olfattiva a un ufficio non vuol dire scegliere una fragranza per ogni stanza. Vuol dire scegliere una direzione e decidere, ambiente per ambiente, quanto farla sentire — o se non farla sentire affatto.
La direzione si sceglie a partire da cose concrete: che lavoro si fa in quegli spazi, con quali materiali sono arredati, chi ci entra da fuori e in quale rapporto sta l’azienda con i propri clienti. Uno studio legale in legno e moquette e un’azienda tecnologica in vetro e cemento non chiedono la stessa aria, anche se hanno le stesse metrature.
Quando le sedi sono più d’una il problema si sposta: la stessa direzione deve comportarsi allo stesso modo in edifici diversi, con impianti diversi. Non si copia l’impostazione da una sede all’altra — si rifa’ il dimensionamento e si tiene ferma la direzione.
E c’è una parte che non è tecnica: in un ufficio la scelta riguarda anche chi ci lavora. La nostra raccomandazione è di coinvolgerlo prima, non dopo. Un progetto accettato vale più di un progetto perfetto.
Come lavoriamo
Quattro passaggi. Il terzo, in un ufficio, non è facoltativo.
01
Analisi degli spazi e degli orari
Guardiamo gli ambienti, le altezze, la climatizzazione, gli orari e quante persone occupano ogni spazio. Da qui esce l’elenco delle stanze da trattare e di quelle da lasciare fuori.
02
Scelta della direzione
Proponiamo una direzione olfattiva coerente con l’identità dell’azienda, di solito più di una. Si prova prima di decidere: il campionario serve esattamente a questo.
03
Prova con chi ci lavora
Si parte da un’area limitata e, quando il progetto e l’ambiente lo consentono, si lascia in funzione una prova temporanea — indicativamente sette-dieci giorni — per raccogliere il parere di chi in quella stanza ci passa le ore. È il passaggio che evita di dover disinstallare tutto un mese dopo.
04
Installazione e messa a punto
Estendiamo agli altri ambienti, regoliamo le intensità stanza per stanza e verifichiamo il risultato a uffici occupati, non a locali vuoti.
Il terzo passaggio è quello che distingue un ufficio da qualunque altro ambiente: è l’unico settore in cui chi subisce la scelta è anche chi la deve sostenere tutti i giorni. Conviene chiederglielo prima.
La direzione olfattiva e l’apparecchio che la porta
Sono due scelte distinte. Negli uffici la seconda pesa più che altrove, perché un apparecchio sovradimensionato in una stanza chiusa si fa notare subito, e a farlo notare sono le persone che ci lavorano.
Le fragranze per ambienti del catalogo QDN sono ordinate per famiglia olfattiva e sfaccettature: si parte da lì per restringere il campo, a partire dall’identità dell’azienda e non dai gusti di chi progetta. Il campionario serve a sentirle negli spazi veri, prima di adottarne una.
I diffusori con cui lavoriamo
Piccoli ambienti
Qi
Per una singola stanza: uno studio, una sala d’attesa, un ufficio direzionale.
Ambienti medi
Q350E
Il riferimento per reception e open space di dimensioni ordinarie.
Ambienti ampi
Q1000
Per atri d’ingresso, open space molto estesi e spazi a doppia altezza.
Quale apparecchio serva, e quanti, si stabilisce sugli ambienti reali. La pagina Profumazione su misura racconta come impostiamo un progetto, e Diffusori di profumo professionali mette a confronto i tre modelli.
Tre uffici, tre progetti diversi
Esempi costruiti per mostrare come cambia un progetto al variare dell’organizzazione. Non sono casi di clienti reali: servono a rendere concreto il ragionamento.
Studio professionale
Pochi ambienti, un’identità precisa
Ingresso, sala d’attesa, due o tre stanze. Il rapporto con il cliente è diretto e l’ambiente conta molto: la direzione può essere più caratterizzata, con pochi punti di diffusione e intensità basse nelle stanze dove si lavora.
Sede direzionale
Reception, open space, sale riunioni
Molte persone e ambienti molto diversi sotto lo stesso impianto. Di solito si imposta la reception come riferimento, si scende di intensità nell’open space e si decide caso per caso sulle sale riunioni.
Azienda con più sedi
La stessa aria in città diverse
Qui il problema non è la singola stanza ma la coerenza. Si tiene ferma la direzione olfattiva e si rifa’ il dimensionamento sede per sede, perché edifici e impianti non si somigliano quasi mai.
Domande che ci fanno più spesso
Si possono escludere alcune stanze?
Sì, ed è quasi sempre una buona idea. Nella maggior parte dei progetti almeno un ambiente resta fuori: spesso la cucina o l’area pausa, a volte le sale riunioni più piccole. Decidere che cosa non profumare fa parte del progetto quanto il resto.
E se a qualcuno dà fastidio?
È la ragione per cui consigliamo la prova su un’area limitata prima di estendere, e per cui l’intensità corretta è quasi sempre più bassa di quella che ci si aspetta. Se in azienda ci sono esigenze particolari, diteci quali: incidono sulla scelta della direzione, sull’intensità e su quali ambienti trattare.
Chi decide la fragranza?
La decisione è dell’azienda. Noi portiamo il mestiere, le alternative e le prove in azienda. In un ufficio suggeriamo però di non deciderla in tre persone: chi ci lavora se ne accorge, e un progetto accettato dura più a lungo di un progetto imposto.
Funziona con la climatizzazione centralizzata?
La climatizzazione è una delle variabili che guardiamo nell’analisi, perché determina quanto in fretta l’aria viene rinnovata e quindi quanto la fragranza si disperde. Il dimensionamento tiene conto dell’impianto esistente così com’è.
Quanto tempo serve?
Dipende dal numero di ambienti. La parte lunga non è l’installazione ma quello che viene prima: analisi degli spazi, scelta della direzione e prova con le persone. Su una sede si ragiona in settimane.
Chi installa gli apparecchi?
Ce ne occupiamo noi: posizionamento e installazione fanno parte del lavoro. In un ufficio il posizionamento conta più che altrove, perché nessuno deve trovarsi seduto vicino a un punto di diffusione.
Si può partire da un solo ambiente?
Sì, ed è spesso il modo migliore. Si comincia dalla reception o da una sala d’attesa, si vede come si comporta e si decide dopo se estendere. Non c’è nessun motivo per trattare tutta la sede il primo giorno.
Che cosa vi serve sapere per una prima indicazione?
Che tipo di attività si svolge negli spazi, quanti ambienti vorreste trattare, quante persone li occupano e che impressione volete dare a chi entra da fuori. Con queste quattro informazioni possiamo già dirvi come imposteremmo il progetto.
Raccontaci i vostri spazi.
Quanti ambienti, quante persone, che impressione volete dare a chi entra. Da lì partiamo: guardiamo gli spazi e vi diciamo come imposteremmo il progetto.